Cette procédure a été créée dans le but d'encadrer le développement des bases de données afin que chaque partie sache comment va se dérouler l'opération. Il fixe un certain nombre de règles à suivre aussi bien par le pôle Base de données que par les personnes ayant fait la demande. Ces règles vont permettre de présenter les différentes étapes qui amèneront à la mise à disposition d'une base de données, ainsi que les délais à respecter par chaque partie. La procédure se compose de plusieurs documents qui rythment la procédure de conception: